Eine Business E-Mail auf Englisch schreiben: Beispiele, Muster, Phrasen


Business E-Mail - Englisch

Eine Business E-Mail auf Englisch zu schreiben, erfordert einige Kenntnisse. Reiner Wortschatz reicht hier in der Regel nicht aus, es geht auch um gesellschaftliche Konventionen. Wie spricht man jemanden richtig an? Wie leitet man die Business E-Mail ein? Wie entschuldigt man sich für etwas?

 

Heute lernen Sie wichtige Redewendungen für eine Business E-Mail auf Englisch.

Business E-Mail | Englisch

So schreibt man eine Business E-Mail auf Englisch: Beispiele, Muster und nützliche Phrasen.

 

Souveränes Schreiben erfordert einige Kenntnisse. Es gibt viele häufig genutzte Formulierungen, die man einfach kennen muss. Auch wenn man eigentlich recht gut Englisch spricht, kann das Verfassen einer geschäftlichen E-Mail eine Herausforderung sein.

 

Es gibt viele typische Formulierungen, um genau das auszudrücken, was Sie sagen möchten. Verzichten Sie dabei auf komplizierte Satzstrukturen und unnötig lange Sätze. Halten Sie den Text relativ einfach und verwenden Sie die üblichen, standardisierten Ausdrücke.

 

Die erste Herausforderung ist die Anrede. Wissen Sie, an wen Sie schreiben? Oder haben Sie nur eine allgemeine E-Mail-Adresse? Kennen Sie Ihren Ansprechpartner, haben Sie sich schon einmal getroffen? Je nachdem unterscheidet sich die Anrede.

 

Als nächstes benötigen Sie eine passende Einleitung. Wie beginnen Sie mit dem eigentlichen Inhalt der Business E-Mail auf Englisch? Ich gebe Ihnen in diesem Beitrag einige passende Möglichkeiten. Außerdem lernen Sie, wie Sie nach bestimmten Informationen fragen oder Nachrichten überbringen können.

 

Schließlich benötigen Sie am Schluss noch eine gute Formulierung für das Ende Ihrer Nachricht. Vergessen Sie gegebenenfalls nicht, sich zu bedanken. Auch hierfür gibt es einige Standard-Floskeln, an die Sie sich halten sollten. Und natürlich wird auch in englischen Business E-Mails eine Grußformel ans Ende gesetzt.

 

Gehen wir nun auf die einzelnen Bestandteile im Detail ein. Als erstes der Betreff.

Business E-Mail - Englisch - Der Betreff - subject line

Im Betreff sollte natürlich stehen, worum es geht. Gerade, wenn eine Nachricht weitergeleitet wird oder darauf geantwortet wird, steht da oft nur RE:RE:RE: Das ist natürlich nicht sehr hilfreich. Schreiben Sie stattdessen kurz und knackig, worum es geht.

 

Hier ein paar Beispiele für den Betreff:

Your email dated 10/02/2020

Ihre E-Mail vom 10.02.2020

 

Your order number 1234

Ihre Bestellung Nummer 1234

 

Our phone conversation yesterday

Unser gestriges Telefongespräch

Die Anrede - greeting

Nach dem Betreff kommt die Anrede. In englischen Business E-Mails wird meistens recht informell miteinander geredet. Normalerweise spricht man sich mit dem Vornamen an, auch wenn man sich nicht persönlich kennt. Ausnahmen: Zum Beispiel in offiziellen Nachrichten an Behörden.

 

Wenn man keinen konkreten Ansprechpartner hat, sagt man „To whom it may concern“ oder „Dear Sir / Madam“. In der Regel aber wird man wissen, an wen die Nachricht geht - dann reicht ein einfaches „Dear“ plus Vorname. Wenn Sie sicher gehen möchten, nicht zu informell aufzutreten, schreiben Sie "Dear Mr ..." bzw. "Dear Ms ...".

Der Hauptteil - body

Nun kommt der Hauptteil, also der eigentliche Text.

 

Hier ein paar nützliche Phrasen für die Einleitung:

Thank you for your enquiry regarding…

Vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich...

 

Thank you for contacting us.

Danke, dass Sie uns kontaktiert haben.

 

I’m writing in relation to your email dated 02/03/2020.

Ich schreibe bezüglich Ihrer E-Mail vom 02.03.2020.

 

Thank you for your prompt reply.

Danke für Ihre schnelle Antwort.

Business Englisch lernen

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Bezug auf ein Gespräch

Wenn man sich mit seiner Nachricht auf ein früheres Gespräch bezieht, kann man sagen:

As discussed, I‘m…

Wie besprochen ... ich ...

 

As promised, …

Wie versprochen ...

 

To follow up on our meeting last Wednesday…

Im Nachgang zu unserem Treffen letzten Mittwoch...

Nach Informationen fragen, um etwas bitten

Wenn Sie in Ihrer Nachricht nach Informationen fragen oder um etwas bitten müssen, sagen Sie so etwas:

Would you be so kind as to… (sehr formell, vorsichtig)

Wären Sie so freundlich und ...

 

Would you please send me…

Würden Sie mit bitte ... senden.

 

I would appreciate, if you could inform me…

Ich würde es zu schätzen wissen, wenn Sie mich informieren könnten...

 

Please let me know…

Bitte lassen Sie mich wissen...

 

Would you mind…

Würde es Ihnen etwas ausmachen...

Informationen geben, Bestätigungen senden

Wenn Sie in der Business E-Mail auf Englisch Informationen geben oder Bestätigungen senden müssen, können Sie folgende Phrasen benutzen:

Please find attached…

Anbei / In der Anlage finden Sie...

 

I’m pleased to inform you…

Gerne teile ich Ihnen mit...

 

I’m happy to confirm…

Gerne teile ich Ihnen mit...

Meine Tipps für Sie für erfolgreiche Kommunikation und Stressmanagement:
Rhetorik, Smalltalk, Schlagfertigkeit: Die Kunst der Kommunikation meistern*.
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Negative Nachrichten

Negative Nachrichten können Sie so formulieren:

I / We regret to inform you that…

Leider müssen wir / muss ich Sie informieren, dass...

 

We are sorry to inform you…

Es tun uns leid, Sie informieren zu müssen...

 

Unfortunately, we are unable to…

Leider können wir nicht...

Entschuldigungen

Falls Sie sich entschuldigen müssen, helfen diese englischen Sätze, Ihre englische Business E-Mail richtig zu formulieren - Muster und Beispiele:

I / We apologise for any inconvenience caused.

Ich / Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten.

 

I / We apologise for the delay.

Ich / Wir entschuldigen uns für die Verspätung.

 

Please accept my /our sincere apologies for…

Bitte akzeptieren Sie meine / unsere Entschuldigung für...

 

I / We regret…

Ich / Wir bedauern...

 

Please be assured that I / we have increased our efforts to…

Bitte seien Sie versichert, dass ich / wir unsere Bemühungen verstärkt haben zu...

Der Schlusssatz - closing remark

Am Ende der Nachricht nun kommt der Schlusssatz auf Englisch. Das könnte so etwas sein wie „If you have any questions, feel free to contact us anytime.“ Oder ein simples „I look forward to hearing from you.“

 

Weitere nützliche Phrasen und Mustersätze:

Please let me know, if you need any further information.

Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

 

Thank you in advance for…

Vielen Dank bereits im Voraus für...

 

I / We look forward to discussing this with you.

Ich / Wir freuen uns darauf, das mit Ihnen zu besprechen.

 

We will get back to you as soon as possible.

Wir werden Ihnen so bald wie möglich Bescheid sagen.

 

Ganz am Schluss sollte man sich natürlich noch verabschieden. In Business E-Mails reicht normalerweise ein „Kind regards“ plus Vorname.

 

Mehr Infos über das Ende von E-Mails finden Sie hier: Englische E-Mails - das Ende

Hier finden Sie weitere Formulierungen für englische Emails: Korrespondenz auf Englisch

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Eine Business E-Mail auf Englisch schreiben: Muster, Phrasen, Beispiele