Eine Email schreiben auf Englisch: Anleitung mit Vorlagen und Beispielen

Der Aufbau einer englischen Email ist natürlich der gleiche, wie bei einer deutschen Email - der ist schließlich durch die Technik vorgegeben. Aber wie formuliert man zum Beispiel die Anrede auf Englisch? Was muss man bedenken? Was für Formulierungen gibt es für die Einleitung?

In diesem Blogbeitrag lernst du, wie du eine Email auf Englisch schreiben kannst mit Vorlagen und Beispielen.

Manchmal muss man eine Email auf Englisch schreiben. So geht's - eine Anleitung mit nützlichen Formulierungen, Vorlagen und Beispielen.

Der Aufbau ist genauso, wie im Deutschen: Es gibt einen Betreff, dann eine Anrede, darunter ist der Hauptteil, der der eigentliche Text ist. Am Schluss steht eine Schlussformel und eventuell eine Signatur.

Sehen wir uns die einzelnen Teile nun Schritt für Schritt an.

Der Betreff ist - wenn du eine Email schreiben möchtest in Englisch - wie sonst auch eine kurze Zusammenfassung des Inhalts. Halte dich kurz und bringe den Inhalt bzw. das Thema möglichst schnell auf den Punkt. Also zum Beispiel:

Our conversation last week

Unser Gespräch letzte Woche

Your order

Ihre / Deine Bestellung

Invitation

Einladung

Bei der Wahl der Anrede in einer Email auf Englisch kommt es darauf an, an wen du schreibst. Ist es eine offizielle Nachricht an ein Amt oder eine Behörde? Vielleicht sogar eine sehr formelle Bewerbung? Oder schreibst du an jemanden, den du sogar persönlich kennst?

Wenn du jemanden gut kennst, wählst du eine informelle Grußformel. Wenn du jemanden gar nicht kennst oder eine recht formelle Nachricht schreibst - wie etwa eine Bewerbung - wählst du eine formelle Grußformel.

In den meisten Fällen gilt:

Dear plus Vorname

Wenn du dir nicht sicher bist, schreibe als Anrede Dear plus Mr / Ms / Mrs plus Nachname. Das ist vor allem dann richtig, wenn es eine Bewerbung ist oder an eine offizielle Behörde geht. Wenn du den Namen nicht kennst, schreibst du Dear Sir or Madam.

Wenn es bei der Email auf Englisch um eine private Nachricht geht oder du an jemanden schreiben möchtest, den du gut kennst, kannst du natürlich auch diese Anrede nehmen:

Hello plus Vorname

Hi plus Vorname

Hier findest du einen ausführlichen Beitrag zum Thema Anrede auf Englisch.

Als nächstes kommt in deiner Email auf Englisch der eigentliche Text, also der Inhalt deiner Nachricht. Hier gibt es mehrere Teile: Als erstes brauchst du einen guten Einleitungssatz. Danach folgt der Grund für deine Nachricht.

So kannst du den Hauptteil einleiten - Vorlagen und Beispiele:

Formell

I'm writing in reference to your order number...

Ich schreibe in Bezug auf Ihre Bestellung Nummer...

As discussed last week...

Wie letzte Woche besprochen...

Referring to our phone conversation yesterday...

Bezugnehmend auf unser Telefongespräch gestern...

As promised, I am sending you...

Wie versprochen sende ich Ihnen...

Thank you for contacting me / us.

Danke, dass Sie mich / uns kontaktiert haben.

Thank you for your email concerning...

Vielen Dank für Ihre Email bezüglich...

In reply to your email...

Ich antworte auf Ihre Email...

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Informell

Thanks for your email.

Danke für deine Email.

Thanks for your reply.

Danke für deine Antwort.

Thanks for letting me know...

Danke dass du mich hast wissen lassen...

As discussed...

Wie besprochen...

As promised...

Wie versprochen...

Wenn du also schon mit dem Empfänger gesprochen hast oder du eine Nachricht von ihm bekommen hast, ist es hilfreich - und üblich - das im Einleitungssatz zu sagen.

Im Folgenden kommt es darauf an, warum du die Email schreiben möchtest: Möchtest du weitere Informationen? Willst du etwas mitteilen? Oder soll etwas ausgemacht oder vereinbart werden? Oder vielleicht möchtest du dich über etwas beschweren? Hier ein paar Formulierungen, die du in der Email auf Englisch schreiben kannst.

Formell

I'm writing to enquire about...

Ich schreibe um mich zu erkundigen...

I would appreciate further information on...

Ich möchte weitere Informationen über... (Ich würde weitere Informationen über ... zu schätzen wissen.)

I'm writing to inform you...

Ich schreibe um Sie zu informieren...

Would it be possible to...?

Wäre es möglich...?

I would like to make an appointment...

Ich möchte einen Termin ausmachen...

Would it be possible to meet with you on...?

Wäre es möglich, Sie am ... zu treffen?

I would like to thank you for...

Ich möchte mich bei Ihnen bedanken für...

I would like to take this opportunity to thank you for...

Ich möchte die Gelegenheit nutzen, mich bei Ihnen für ... zu bedanken.

I would like to make a complaint about...

Ich möchte mich beschweren über...

I regret to inform you...

Leider muss ich Ihnen mitteilen...

Informell

Could you tell me...?

Könntest du mir sagen...?

I'm writing to let you know...

Ich schreibe dir um dich wissen zu lassen...

Just a quick note to say...

Nur eine kurze Mitteilung um zu sagen...

Just to let you know...

Nur um dich wissen zu lassen...

Could we...?

Könnten wir...?

I'm not quite happy with...

Ich bin nicht ganz zufrieden mit...

Nun kommen wir bereits zum Schluss: Was kannst du am Ende in deiner Email auf Englisch schreiben? Der Schlusssatz sollte höflich sein. Falls angebracht, kannst du dich hier für etwas bedanken oder auch deine Erwartungen formulieren, also zum Beispiel um baldmögliche Information bitten.

Beispiele und Vorlagen:

Formell

Thank you in advance. / Many thanks in advance.

Vielen Dank bereits im Voraus.

I look forward to hearing from you.

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Please let me know as soon as possible.

Bitte lassen Sie es mich sobald wie möglich wissen.

Should you have any questions, please feel free to contact me / us.

Sollten Sie irgendwelche Fragen haben, wenden Sie sich gerne an mich / uns.

Informell

Thank you in advance. / Many thanks in advance.

Vielen Dank im Voraus.

Talk to you soon.

Bis bald.

Let me know.

Lass es mich wissen.

It would be great to hear from you.

Es wäre schön, von dir zu hören.

Any questions, let me know.

Irgendwelche Fragen, lass es mich wissen.

Natürlich darf auch hier die Grußformel nicht fehlen. Hier kannst du zum Beispiel schreiben:

Kind regards,

Freundliche Grüße,

oder

Best regards,

Beste Grüße,

Das passt eigentlich immer.

Informelle Möglichkeiten sind diese hier:

Bye,

Tschüss,

Bye for now,

Bis bald,

All the best,

Alles Gute,

Love,

Liebe Grüße,

Take care,

Mach's gut,

Auch wichtig: Es gibt einige sehr gebräuchliche Abkürzungen, die man kennen sollte. Hier findest du viele wichtige Abkürzungen, die auch in englischen Emails gerne verwendet werden: Englische Abkürzungen.

Bevor du mit dem tatsächlichen Schreiben der Email beginnst, solltest du dir ein paar Gedanken machen: An wen schreibst du? Wie ist das Verhältnis zu dieser Person? Aufgrund dessen wählst du dir dann passende Formulierungen aus. Für Freunde nimmst du informellere oder sogar umgangssprachliche Formulierungen, für Fremde oder offizielle Anlässe drückst du dich formeller aus.

Wenn du nach der Anrede ein Komma setzt, musst du auch nach der Schlussformel am Ende ein Komma setzen. Alternativ setzt du in beiden Fällen gar keine Kommas:

Hi Tom

See you

Dear Sue,

Kind regards,

Nach der Anrede schreibst du auf jeden Fall groß weiter:

Dear Peter(,)

As discussed...

Wenn du eine Email auf Englisch schreiben musst, ist es meistens in Ordnung, die üblichen Kurzformen zu verwenden:

I'm writing...

You've called...

Nur, wenn es um formelle Angelegenheiten geht, zum Beispiel einer Bewerbung, solltest du alles ausschreiben:

I am writing...

You have called...

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Wie du siehst, ist es gar nicht so kompliziert, eine Email auf Englisch zu schreiben. Der Aufbau ist genauso, wie im Deutschen. Am schwierigsten ist es, sich passend auszudrücken. Wenn du die Formulierungen in diesem Blogbeitrag lernst, wird dir aber auch das in Zukunft keine Probleme mehr bereiten.

Wenn du dir nicht sicher bist, wie informell du mit jemandem umgehen kannst, dann drücke dich zunächst lieber etwas formeller aus, als es vielleicht notwendig ist. Mit der Zeit wirst du ein Gespür dafür entwickeln, welche Ausdrücke für wen am besten geeignet sind.

Hier nun noch ein paar ausführliche Beispiele und Vorlagen, wie du eine Email auf Englisch schreiben kannst:

Förmliche Email an ein Hotel - Reservierung eines Zimmers bzw. Buchungsanfrage

Dear Sir or Madam,

I'm writing to enquire about a reservation at your hotel. I'm looking for a single room with a private bathroom and breakfast included for three nights.

I would appreciate any information you can provide about the availability and rate of the room.

Thank you for your time. I look forward to hearing from you soon.

Kind regards,

(dein Name)

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich schreibe um eine Reservierung in Ihrem Hotel anzufragen. Ich suche ein Einzelzimmer mit einem privaten Badezimmer und inklusive Frühstück für drei Nächte.

Ich freue mich über jede Information, die Sie mir über die Verfügbarkeit und die Kosten für das Zimmer geben können.

Danke für Ihre Zeit. Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort.

Mit freundlichen Grüßen,

(dein Name)

Informelle Email an einen Freund

Hi Peter,

Long time no see. How are you? I've been thinking about you lately and just wanted to check in.

It's been forever since we spoke. I'd love to meet up and chat with you. How about some time next week?

Take care,

(dein Name)

Hallo Peter,

lange nichts gehört / lange nicht gesehen. Wie geht es dir? Ich habe in letzter Zeit an dich gedacht und wollte mich mal bei dir melden.

Es ist schon ewig her, seit wir miteinander geredet haben. Ich würde mich sehr gerne mit dir treffen und mit dir reden. Wie wäre es irgendwann nächste Woche?

Mach's gut,

(dein Name)

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Um eine E-Mail auf Englisch zu schreiben, gibt es einige grundlegende Schritte, die du befolgen solltest:

Die Betreffzeile: Beginne mit einer klaren und präzisen Betreffzeile, die das Thema deiner E-Mail zusammenfasst.

Die richtige Anrede: Verwende eine höfliche Anrede, wie "Dear" gefolgt vom Namen der Person, an die du die E-Mail schreibst. Wenn du die Person gut kennst, kannst du auch "Hi" oder "Hello" verwenden.

Der Einleitungssatz: Schreibe eine kurze Einleitung, in der du dich vorstellst und erklärst, warum du die Email schreibst. Du kannst auch fragen, wie es der Person geht oder was er/sie in letzter Zeit gemacht hat.

Der Hauptteil: Im Hauptteil der englischen Email kannst du dein Anliegen ausführlicher beschreiben. Stelle sicher, dass du klar und präzise schreibst und versuche, auf den Punkt zu kommen. Vermeide unnötige Details oder lange Absätze, die schwer zu lesen sind.

Der Schluss: Schließe deine englische Email mit einer freundlichen Grußformel ab, wie "Best regards" oder "Kind regards". Formulierungen wie "Yours sincerely" oder "Yours faithfully" werden in Emails heutzutage nicht mehr verwendet. Wenn du an einen Freund schreibst, kannst du auch "Take care" oder "Bye" schreiben.

Signatur: Füge deine Unterschrift oder eine elektronische Signatur am Ende der englischen Email ein, falls gewünscht. Dies kann dein Name oder eine persönliche Signatur sein. Das ist vor allem in geschäftlichen Emails üblich.

Es ist auch wichtig, auf Grammatik und Rechtschreibung zu achten, um sicherzustellen, dass deine Email klar und verständlich ist. Überprüfe deine Nachricht vor dem Absenden noch einmal sorgfältig auf Fehler und Schreibstil.