Eine E-Mail schreiben auf Englisch: Vorlagen und Beispiele

Der Aufbau einer englischen E-Mail ist natürlich der gleiche, wie bei einer deutschen E-Mail - der ist schließlich durch die Technik vorgegeben. Aber wie formuliert man zum Beispiel die Anrede auf Englisch? Was muss man bedenken? Was für Formulierungen gibt es für die Einleitung?

In diesem Beitrag lernst du, wie du eine E-Mail auf Englisch schreiben kannst mit Vorlagen und Beispielen.

Manchmal muss man eine E-Mail auf Englisch schreiben. So geht's - eine Anleitung mit nützlichen Formulierungen, Vorlagen und Beispielen.

Der Aufbau ist genauso, wie im Deutschen: Es gibt einen Betreff, dann eine Anrede, darunter ist der Hauptteil, der der eigentliche Text ist. Am Schluss steht eine Schlussformel und eventuell eine Signatur.

Sehen wir uns die einzelnen Teile nun Schritt für Schritt an.

Der Betreff ist - wenn du eine E-Mail schreiben möchtest in Englisch - wie sonst auch eine kurze Zusammenfassung des Inhalts. Halte dich kurz und bringe den Inhalt bzw. das Thema möglichst schnell auf den Punkt. Also zum Beispiel:

• Our conversation last week = Unser Gespräch letzte Woche
• Your order = Ihre / Deine Bestellung
• Invitation = Einladung

Bei der Wahl der Anrede in einer englischen E-Mail kommt es darauf an, an wen du schreibst. Ist es eine offizielle Nachricht an ein Amt oder eine Behörde? Vielleicht sogar eine sehr formelle Bewerbung? Oder schreibst du an jemanden, den du sogar persönlich kennst?

Wenn du jemanden gut kennst, wählst du eine informelle Grußformel. Wenn du jemanden gar nicht kennst oder eine recht formelle Nachricht schreibst - wie etwa eine Bewerbung - wählst du eine formelle Grußformel.

• Dear (Vorname):
  In den meisten Fällen gilt: Dear plus Vorname
• Dear (Mr / Ms Nachname):
  Wenn du dir nicht sicher bist, schreibe als Anrede Dear plus Mr / Ms / Mrs plus Nachname. Das ist vor allem dann richtig, wenn es eine Bewerbung ist oder an eine offizielle Behörde geht. Wenn du den Namen nicht kennst, schreibst du Dear Sir or Madam.
• Hello / Hi (Vorname):
  Wenn es bei deiner E-Mail um eine private Nachricht geht oder du an jemanden schreiben möchtest, den du gut kennst, kannst du natürlich auch diese Anrede nehmen: Hello plus Vorname oder Hi plus Vorname.

Hier findest du einen ausführlichen Beitrag zum Thema Anrede auf Englisch.
Lies hier nach, wenn du einen comment auf Englisch schreiben musst. Schau dir auch diese hilfreichen Satzanfänge auf Englisch an.

Als nächstes kommt in deiner E-Mail auf Englisch der eigentliche Text, also der Inhalt deiner Nachricht. Hier gibt es mehrere Teile: Als erstes brauchst du einen guten Einleitungssatz. Danach folgt der Grund für deine Nachricht.

So kannst du den Hauptteil einleiten - Vorlagen und Beispiele:

1. Formelle Einleitung

• I'm writing in reference to your order number... Ich schreibe in Bezug auf Ihre Bestellung Nummer...
• As discussed last week... Wie letzte Woche besprochen...
• Referring to our phone conversation yesterday... Bezugnehmend auf unser Telefongespräch gestern...
• As promised, I am sending you... Wie versprochen sende ich Ihnen...
• Thank you for contacting me / us. Danke, dass Sie mich / uns kontaktiert haben.
• Thank you for your email concerning... Vielen Dank für Ihre E-Mail bezüglich...
• In reply to your email... Ich antworte auf Ihre E-Mail...

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2. Informelle Einleitung

• Thanks for your email. Danke für deine E-Mail.
• Thanks for your reply. Danke für deine Antwort.
• Thanks for letting me know... Danke dass du mich hast wissen lassen...
• As discussed... Wie besprochen...
• As promised... Wie versprochen...

Wenn du also schon mit dem Empfänger gesprochen hast oder du eine Nachricht von ihm bekommen hast, ist es hilfreich - und üblich - das im Einleitungssatz zu sagen.

Im Folgenden kommt es darauf an, warum du die E-Mail schreiben möchtest:

• Möchtest du weitere Informationen?
• Willst du etwas mitteilen?
• Oder soll etwas ausgemacht oder vereinbart werden?
• Oder vielleicht möchtest du dich über etwas beschweren?

Hier ein paar Formulierungen, die du in der E-Mail auf Englisch schreiben kannst.

1. Formell den Grund für die E-Mail angeben

• I'm writing to enquire about... Ich schreibe um mich zu erkundigen...
• I would appreciate further information on... Ich möchte weitere Informationen über... (Ich würde weitere Informationen über ... zu schätzen wissen.)
• I'm writing to inform you... Ich schreibe um Sie zu informieren...
• Would it be possible to...? Wäre es möglich...?
• I would like to make an appointment... Ich möchte einen Termin ausmachen...
• Would it be possible to meet with you on...? Wäre es möglich, Sie am ... zu treffen?
• I would like to thank you for... Ich möchte mich bei Ihnen bedanken für...
• I would like to take this opportunity to thank you for... Ich möchte die Gelegenheit nutzen, mich bei Ihnen für ... zu bedanken.
• I would like to make a complaint about... Ich möchte mich beschweren über...
• I regret to inform you... Leider muss ich Ihnen mitteilen...

2. Informell den Grund für die E-Mail angeben

• Could you tell me...? Könntest du mir sagen...?
• I'm writing to let you know... Ich schreibe dir um dich wissen zu lassen...
• Just a quick note to say... Nur eine kurze Mitteilung um zu sagen...
• Just to let you know... Nur um dich wissen zu lassen...
• Could we...? Könnten wir...?
• I'm not quite happy with... Ich bin nicht ganz zufrieden mit...

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Nun kommen wir bereits zum Schluss: Was kannst du am Ende in deiner E-Mail auf Englisch schreiben? Der Schlusssatz sollte höflich sein. Falls angebracht, kannst du dich hier für etwas bedanken oder auch deine Erwartungen formulieren, also zum Beispiel um baldmögliche Information bitten.

Beispiele und Vorlagen für den Schluss:

1. Formeller Schluss für englische E-Mails

• Thank you in advance. / Many thanks in advance. Vielen Dank bereits im Voraus.
• I look forward to hearing from you. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
• Please let me know as soon as possible. Bitte lassen Sie es mich sobald wie möglich wissen.
• Should you have any questions, please feel free to contact me / us. Sollten Sie irgendwelche Fragen haben, wenden Sie sich gerne an mich / uns.

2. Informeller Schluss für englische E-Mails

• Thank you in advance. / Many thanks in advance. Vielen Dank im Voraus.
• Talk to you soon. Bis bald.
• Let me know. Lass es mich wissen.
• It would be great to hear from you. Es wäre schön, von dir zu hören.
• Any questions, let me know. Irgendwelche Fragen, lass es mich wissen.

Natürlich darf auch hier die Grußformel nicht fehlen. Hier kannst du zum Beispiel schreiben:

• Kind regards, Freundliche Grüße, oder
• Best regards, Beste Grüße,

Das passt eigentlich immer.

Informelle Möglichkeiten sind diese hier:

• Bye, Tschüss,
• Bye for now, Bis bald,
• All the best, Alles Gute,
• Love, Liebe Grüße,
• Take care, Mach's gut,

Auch wichtig: Es gibt einige sehr gebräuchliche Abkürzungen, die man kennen sollte. Hier findest du viele wichtige Abkürzungen, die auch in englischen Emails gerne verwendet werden: Englische Abkürzungen.

Bevor du mit dem tatsächlichen Schreiben der E-Mail beginnst, solltest du dir ein paar Gedanken machen:

• An wen schreibst du?
• Wie ist das Verhältnis zu dieser Person?

Aufgrund dessen wählst du dir dann passende Formulierungen aus. Für Freunde nimmst du informellere oder sogar umgangssprachliche Formulierungen, für Fremde oder offizielle Anlässe drückst du dich formeller aus.

=> Wenn du nach der Anrede ein Komma setzt, musst du auch nach der Schlussformel am Ende ein Komma setzen. Alternativ setzt du in beiden Fällen gar keine Kommas:

• Hi Tom ... See you
• Dear Sue, ... Kind regards,

=> Nach der Anrede schreibst du auf jeden Fall groß weiter:

Dear Peter(,)

As discussed...

=> Wenn du eine E-Mail auf Englisch schreiben musst, ist es meistens in Ordnung, die üblichen Kurzformen zu verwenden:

I'm writing...

You've called...

=> Nur, wenn es um formelle Angelegenheiten geht, zum Beispiel einer Bewerbung, solltest du alles ausschreiben:

I am writing...

You have called...

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Lerne, eine Bildbeschreibung auf Englisch zu machen.

Wie du siehst, ist es gar nicht so kompliziert, eine E-Mail auf Englisch zu schreiben. Der Aufbau ist genauso, wie im Deutschen. Am schwierigsten ist es, sich passend auszudrücken. Wenn du die Formulierungen in diesem Blogbeitrag lernst, wird dir aber auch das in Zukunft keine Probleme mehr bereiten.

Wenn du dir nicht sicher bist, wie informell du mit jemandem umgehen kannst, dann drücke dich zunächst lieber etwas formeller aus, als es vielleicht notwendig ist. Mit der Zeit wirst du ein Gespür dafür entwickeln, welche Ausdrücke für wen am besten geeignet sind.

Hier nun noch ein paar ausführliche Beispiele und Vorlagen, wie du eine Email auf Englisch schreiben kannst:

A.) Förmliche E-Mail an ein Hotel - Reservierung eines Zimmers bzw. Buchungsanfrage

Dear Sir or Madam,

I'm writing to enquire about a reservation at your hotel. I'm looking for a single room with a private bathroom and breakfast included for three nights.

I would appreciate any information you can provide about the availability and rate of the room.

Thank you for your time. I look forward to hearing from you soon.

Kind regards,

(dein Name)

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich schreibe um eine Reservierung in Ihrem Hotel anzufragen. Ich suche ein Einzelzimmer mit einem privaten Badezimmer und inklusive Frühstück für drei Nächte.

Ich freue mich über jede Information, die Sie mir über die Verfügbarkeit und die Kosten für das Zimmer geben können.

Danke für Ihre Zeit. Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort.

Mit freundlichen Grüßen,

(dein Name)

B.) Informelle E-Mail an einen Freund

Hi Peter,

Long time no see. How are you? I've been thinking about you lately and just wanted to check in.

It's been forever since we spoke. I'd love to meet up and chat with you. How about some time next week?

Take care,

(dein Name)

Hallo Peter,

lange nichts gehört / lange nicht gesehen. Wie geht es dir? Ich habe in letzter Zeit an dich gedacht und wollte mich mal bei dir melden.

Es ist schon ewig her, seit wir miteinander geredet haben. Ich würde mich sehr gerne mit dir treffen und mit dir reden. Wie wäre es irgendwann nächste Woche?

Mach's gut,

(dein Name)

Um eine E-Mail auf Englisch zu schreiben, gibt es einige grundlegende Schritte, die du befolgen solltest:

• Die Betreffzeile:
  Beginne mit einer klaren und präzisen Betreffzeile, die das Thema deiner E-Mail zusammenfasst.
• Die richtige Grußfomel:
  Verwende eine höfliche Anrede, wie "Dear" gefolgt vom Namen der Person, an die du die E-Mail schreibst. Wenn du die Person gut kennst, kannst du auch "Hi" oder "Hello" verwenden.
• Der Einleitungssatz:
  Schreibe eine kurze Einleitung, in der du dich vorstellst und erklärst, warum du die E-Mail schreibst. Du kannst auch fragen, wie es der Person geht oder was er/sie in letzter Zeit gemacht hat.
• Der Hauptteil:
  Im Hauptteil der englischen E-Mail kannst du dein Anliegen ausführlicher beschreiben. Stelle sicher, dass du klar und präzise schreibst und versuche, auf den Punkt zu kommen. Vermeide unnötige Details oder lange Absätze, die schwer zu lesen sind.
• Der Schluss:
  Schließe deine englische E-Mail mit einer freundlichen Grußformel ab, wie "Best regards" oder "Kind regards". Formulierungen wie "Yours sincerely" oder "Yours faithfully" werden in E-Mails heutzutage nicht mehr verwendet. Wenn du an einen Freund schreibst, kannst du auch "Take care" oder "Bye" schreiben.
• Signatur:
  Füge deine Unterschrift oder eine elektronische Signatur am Ende der englischen E-Mail ein, falls gewünscht. Dies kann dein Name oder eine persönliche Signatur sein. Das ist vor allem in geschäftlichen E-Mails üblich.

Wenn du alles geschrieben hast, solltest du noch auf Grammatik und Rechtschreibung zu achten, um sicherzugehen, dass deine E-Mail klar und verständlich ist. Überprüfe deine Nachricht vor dem Absenden noch einmal sorgfältig auf Fehler und Schreibstil.